GIS는 General Information Sheet의 약자로서 법인의 인적 및 물적구성에 대한 내용을 담고 있다. 즉 회사의 중요사항을 일반공중에게 공시하기 위한 제도이다. GIS를 제출하는 경우는 2가지이다. (1) 정기총회(annual meeting)를 개최한 때 또는 (2) GIS 기재사항에 변경사항이 발생한 때.
이하에서는 주식회사(stock-corporation)가 (1) 정기총회를 개최한 경우를 중심으로 설명하기로 한다.
1. 제출시기
원칙적으로 회사내규(By-laws)에 정해진 날짜에 정기총회를 개최하고 그 날로부터 30일 이내에 GIS를 제출하여야 한다. 만약 위 날짜와 다른 날에 총회가 개최되었다면 그 날로부터 30일 이내에 제출하면 된다. 만약 당해년도 내에 총회를 개최하지 못하였다면 다음년도 1월 30일까지 GIS를 제출하여야 한다.
2. 부제출의 불이익
- 일단 기간을 넘겨 제출한 경우에는 500~5,000페소의 페널티을 물게된다(자료실 참조; SEC late filing penalty)
- 연속해서 5년 이상 GIS를 제출하지 않으면 영업하지 않은 것(non-operation)으로 간주하여 등록취소(revocation) 될 수 있다. 심지어 의견제출(hearing)의 기회도 주어지지 않는다.
3. 작성방법
- 2013년 10월 1일부터는 기존의 GIS양식 대신 새로운 2013년 양식을 사용하여야 한다(첨부참조; Enhanced GIS-REVISED v.2013-081413).
- GIS에 작성에 필요한 사항들은 대부분 정관(Article of Incorporation) 및 회사내규(By-Laws)에 포함되어 있으니 참조하도록 한다. 그리고 실제 작성예를 첨부하였으니 참조하기 바란다(GIS 2013).
- 주어진 빈칸에 해당사항이 없을 경우(Non Applicable)에는 "N/A"이라고 기재하고 기재사항이 없는 경우(None existent)에는 "None"이라 기재한다. 가급적 공란을 남기지 않도록 한다.
- 용지크기는 A4 또는 Letter-sized이며 한 쪽면만 사용한다. 검은색 잉크를 사용한다.
- GIS의 마지막 페이지에 서기이사(corporate secretary)가 서명한 후 공증(notarization)을 받아야 한다.
- 공증 후 3부를 복사하여 원본 포함 총 4부를 준비한다.
(수령담당자는 일반적인 형식만 검토할 뿐이므로 필수기재사항만 다 기재되어 있으면 더 이상 문제삼지 않는다. 기재사항의 실질적 오류는 추후 문제가 생기면 해당 법인의 불이익으로 돌아갈 뿐이다.)
4. 제출절차
SEC Head office 1층 Corporate Filings and Records Division(?)에 제출한다. 먼저 번호표를 뽑고 천장에 매달린 카운터에 자신의 번호가 표시되길 기다린다. 차례가 오면 "Receiving Counter"에 준비해 온 GIS 4부를 모두 제출한다. 별도의 수수료는 없다.
GIS에 중대한 오류가 있는 경우에는 담당자는 GIS를 반려한다. 오기와 같이 간단한 수정사항의 경우에는 현장에서 수기로 정정한 후 서명하도록 한다.
접수가 완료되면 제출한 4부 중 1부에 수령증을 별지로 첨부하여 건네준다(첨부참조; SEC receipt page)
MRPI(2013/09/13)
GIS_2013.xls
