공증(Notarization)의 종류, 절차 및 효력
종래에는 공증은 정말 요식행위이였습니다. 대부분의 공증사무소가 문서 서명자가 출석하지 않았는데도 공증을 해주고 그 공증사본을 보관하지도 않습니다. 그러나 최근 들어 어떤 이유에서인지 공증절차가 엄격해지고 있습니다.
1.종류
문서의 마지막 페이지에 공증사항을 기재하게 되는데 그 부분의 제목은 문서의 종류에 따라 다음의 두 종류로 나뉩니다.
1) Acnowledgement
주로 복수당사자를 필요로 하는 거래에서 생성되는 문서, 즉 계약서(contract), 법인정관(Articles of Incorporation) 등의 문서에서 볼 수 있는데 이 경우에는 문서에 서명한 자가 공증인 앞에 출석하여 공인신분증를 제시한 후 자신이 자유의지로 서명한 것임을 진술하여야 합니다. 대리인이 대신 서명한 경우에는 서명권한을 증명할 위임장을 첨부하여야 합니다. 이 경우 공증인을 방문하기 전에 이미 문서가 서명되어 있어도 상관이 없습니다.
이 문서들을 자세히 들여다보면 공증문구가 다릅니다.
2) Jurat
주로 상대방을 요하지 않는 일방 당사자에 의해 생성된 문서, 즉 선서진술서(affidavit), 차용증(promissary note) 등의 문서에서 찾아볼 수 있는데 이 경우에는 문서에 서명한 자가 공증인 앞에 출석하여 공인 신분증를 제시한 후 문서에 서명한 후 선서(oath) 또는 확약(affirmation)하여야 합니다.
2. 절차
공증받을 문서는 내가 필요한 사본의 개수 이외에 1부 더 준비하여야 합니다. 공증인이 보관할 사본입니다. 그래야 법정에서 증거로 제출되었을텐 제출된 사본과 공증인 보관용 사본을 비교하여 증거력을 평가할 수 있으니까요.
앞서 말씀드린대로 (a) Acnowledgement의 경우에는 문서에 서명한 자가 공증인 앞에 출석하여 신분증 제시하여야 하고 Jurat의 경우에는 당사자가 출석하여 공증받을 문서에 서명하여야 합니다. (b) 공증인은 제출된 모든 문서 사본에 공통되게 자신의 고유번호를 부여하고 공증인 등록번호 등을 기재하고 봉인(seal)을 하게 됩니다. 그런 후 (c) 1부는 공증인이 기록용으로 보관하고 나머지만 돌려줍니다.
현실적으로 많은 공증인들은 (a)와 (c)의 단계를 생략합니다. 이러면 공증의 효력이 없습니다. 절차 (a)야 지켜졌는지 아닌지 법관이 알길이 없지만 (c)의 경우에는 사실로 남기때문에 지켜야 합니다.
3.효력
사실 문서는 공증을 받지 않아도 증거로서의 "효력이 있습니다".
New Civil Code Art. 1358에는 부동산 거래 계약은 공문서(public document)에 의해 행하여져야 한다라고 규정하고 있어 만약 계약서를 공증받지 않으면 계약은 무효라는 주장이 있을 수 있습니다. 그러나 대법원판례(GR No.129416)도 판시하였듯이 공증은 사문서를 공문서(public document)로 전환시키는 효력을 갖는 것이며 공증을 받지 않더라도 당사자를 구속한다. 더 나아가 법정증거로서의 자격을 가집니다(Rules of Court Sec. 19). 여기서 사문서와 공문서는 어떻게 다른가하는 궁금증이 들 수 있는데 설명하자면 좀 복잡해집니다. 그냥 "공문서는 사문서보다 강력한 증거이다" 정도로만 알아두시기 바랍니다.
누가 다시 들쳐볼 일 없는 문서들이야 어차피 요식행위이니까 아무 공증사무소에서 싼 값에 공증을 받아도 되겠지만 법인정관, 매매계약서, 매매증서, 임대계약서 등 추후 분쟁이 발생할 여지가 있는 중요한 거래문서는 반드시 변호사사무실을 찾아 제값 주고 적법한 절차에 의해 공증받아야 할 것입니다.
MRPI(2013/06/07)
G.R._No._129416-not_notarized_contract.docx
