Alphalist 작성 및 제출 (1604CF의 예)
Alphalist의 정식 명칭은 Alphabetical List of Employees/Payees입니다. 고용주/지급인(Employer/Payor)이 피고용인/피지급인(Employees/Payees)에게 지급하는 급여, 월세, Fringe benefit 등에 대한 소득세는 원천징수(withheld)됩니다. 즉 Employer/Payor는 Employees/Payees에게 급여 등을 지급하기에 앞서 해당 소득세율에 비례하는 만큼의 세금을 미리 떼어 BIR에 신고/납부하고 나머지 금액만 Employees/Payees에게 지급합니다(예 : 1600, 1601C, 1601E, 1601F, 1604CF, 1604E, 1700, 1701, 1701Q, 1702, 1702Q, 2550M, 2550Q, 2551M, 2553).
이때 세금의 신고/납부는 Employee/Payee 별로 따로 따로 이루어지는 것이 아니고 Employer/Payor별로 이루어집니다. 즉, Employer/Payor는 자신의 모든 Employees/Payees에 대해 징수한 원천징수액을 합하여 하나의 Form으로 신고합니다. 따라서 이것만으로는 개개의 Employee/Payee에게 지급된 소득 및 징수된 세금의 액수를 알 수 없습니다. 따라서 BIR에서는 Employee/Payee 별로 징수된 세금을 파악하기 위해 Employer/Payor에게 별도의 목록 제출을 요구하고 있는데 이것이 Alphalist인 것입니다.
Alphalist Data Entry 설치
위 Alphalist를 용이하게 작성/제출할 수 있도록 BIR에서 제작/배포한 소프트웨어가 있는데 바로 "Alpha Data Entry"입니다.
"Alpha Data Entry"는 "BIR 홈페이지-> Downloadable"에서 내려 받아 설치할 수 있습니다 (소프트웨어 명칭: phalist Data Entry and Validation Module).
Alphalist 작성예
본 예에서는 BIR Form 1604CF에 첨부하는 Alphalist를 작성하는 방법을 설명하기로 하겠습니다.
Alphalist Data Entry를 실행하면 아래와 같은 "User Login" 창이 뜹니다. 여기에 User Name 및 Password를 각각 입력한 후 "OK"를 클릭합니다. (User Name 및 Password는 언제, 어떻게 등록했는지 정확히 기억이 나지 않습니다. 소프트웨어 설치 중 등록한 것 같기도 하고... 아니라면 BIR에 가서 등록을 했을텐데...)
Alphalist Data Entry를 설치 후 처음 실행하면 아래와 같이 Withholding Agent (또는 Employer/Payor)의 정보를 묻는 창이 뜹니다. 첫번째 창에서 "Yes"를 클릭하고,
넘어가서 두번째 창에 Employer/Payor 자신의 해당 정보를 입력한 후 "Save"를 클릭합니다.
그러면 아래와 같이 "Main menu" 창이 나타납니다.
여기선 1604CF에 첨부할 Alphalist를 작성할 것이므로 "1604CF" 버튼(분홍색 원)을 클릭합니다. ( "1604CF" 에 대해서는 따로 설명하기로 하겠습니다.) 그러면 다음의 "1604CF MENU" 창이 팝업됩니다.
먼저 대상 회계년도가 맞는지 확인합니다. 창 좌측하단 "For the year" (파란색 원)에 대상 년도가 잘못 표시되어 있다면 정정하도록 합니다.
그리고 그 아래 "Amended return"은 제출하는 신고서가 정정신고서인지를 묻는 것인데, 만약 이미 제출한 "1604CF"를 정정하기 위해 다시 제출하는 것이라면 여기에 "Y"로 표시하시기 바랍니다.
그 다음 "1604CF MENU" 창의 여러 Schedule 중에서 하나를 선택하여야 하는데, 어느 스케쥴을 선택해야 할 지는 employee/payee의 종류 및 고용상태에 따라 달라집니다. 다음과 같습니다.
- Schdule 7.1 : 12/30일 기준으로 이미 퇴사한 직원
- Schdule 7.2 : 소득세 부과 대상이지만 원천징수 대상은 아닌 직원
- Schdule 7.3 : 12/30일 기준으로 회계년도 중에 이직한 적이 없는 직원
- Schdule 7.4 : 12/30일 기준으로 회계년도 중에 다른 회사로부터 이직해 온 직원
- Schdule 7.5 : 최소임금 근로자
여기선 설명의 편의를 위해 스케쥴 7.3의 "Add/Update" (주황색 원)을 선택하도록 하겠습니다. 그러면 아래 스케쥴 7.3 Data Entry 창이 팝업됩니다.
여기에 직원 별로 하나씩 정보를 입력합니다. 먼저 "ADD" 버튼을 누른 후 직원의 TIN과 성명(붉은색 사각형)을 각각 기재합니다. 그 아래에는 해당 직원에게 지난 회계년도 동안 지급한 급여내역을 항목별로 기재합니다. (각 항목에 대한 정의는 "BIR Form 2316"에 대한 설명을 참조하시기 바랍니다.)
만약 다른 직원이 더 있다면 하단 중앙의 "ADD" 버튼(파란색 사각형)을 눌러 새로운 창을 열고 앞에서와 같은 방법으로 다른 직원에 대한 정보를 입력하도록 합니다.
참고로, 하단 우측의 "Form 2316" 버튼(노란색 사각형)을 클릭하면 방금 작성한 직원에 대한 "BIR Form 2316"이 자동으로 생성됩니다 (Excel 문서). 3부를 인쇄한 후 고용주 대표자와 피고용인이 각각 서명한 후 1604CF와 함께 제출합니다.
다 작성하였다면 하단 우측의 "Exit" 버튼을 눌러 "1604CF MENU" 창으로 되돌아옵니다.
위와 같이 작성한 Alphalist는 온라인으로 BIR로부터 확인(Validation)을 받아야 합니다. 그러기 위해선 방금 작성한 Alphalist를 Data 파일로 변환해서 BIR로 전송해야 합니다. 그 방법은 다음과 같습니다.
그럼 이제 "1604CF MENU" 창으로 다시 돌아와서 "Data" 파일을 생성하는 방법을 설명하겠습니다. 창 우측하단을 보면 "Generate File"이라는 버튼이 보이지요? 클릭합니다. 그러면 "Save as" 창이 팝업됩니다.
일단 저장할 폴더(Save in; 노란색 사각형)를 지정하시고, 파일형식(Save as type)은 "DAT"(보라색 원)로 유지합니다. File name은 디폴트로 주어지는 이름(녹색 사각형)을 그대로 사용하시기를 권장합니다. "Save"를 클릭합니다. 이때 저장 폴더의 위치를 잘 기억해 두시기 바랍니다.
이렇게 생성된 데이터 파일은 이메일에 첨부해서 "esubmission@BIR.Gov.Ph"로 전송하여야 합니다. 이메일은 다음의 예와 같이 작성하시기 바랍니다.
데이터파일을 전송하고 나면 BIR 담당부서로부터 즉시 다음과 같은 회신을 받게됩니다. 데이터파일을 수령하였다는 확인 메일입니다.
The BIR has received your data file(s). Please wait for another
notification as your file(s) is/are still subject for validation.
Thank you!
Show message history
그리고 나서 다시 수 시간 내지 수 일 안에 다음과 같은 eSubmission Validation Report를 받게됩니다. 이 Report를 3부 인쇄하여 "1604CF" 제출시에 첨부하도록 하십시요.
eSubmission Validation Report
ACKNOWLEDGEMENT RECEIPT NUMBER: 20150320-0069886
This is to confirm receipt of the file(s) as stated below:
Total attachment/file(s) received : 1
No. of valid file(s) : 1
No. of invalid file(s) : 0
We have validated your submission in compliance with existing BIR regulations.
Find below the details of your submission:
Date of Submission: 3/20/2015 1:51:00 PM
Filename(s):
1. Attachment : 0082762290000123120141604CF.DAT
0082762290000123120141604CF.DAT - VALID
CONFIRMATION RECEIPT NUMBER - 2015-0000084640
VALIDATION REPORT:
1. Attachment : 0082762290000123120141604CF.DAT
TIN of Withholding Agent TIN: 008276229-0000
Alphalist Form : 1604CF
Taxable Year : 12/31/2014
LINE NUM SCHEDULE ERROR DEscRIPTION
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0000000000 No Errors Encountered
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Thank You.
This is a system generated report. For inquiries, please email us at contact_us@cctr.bir.gov.ph
or call us at 981-8888.
또한, "1604CF MENU" 창 중앙 7.3의 "Print/Inquiry" (녹색 사각형)을 클리하면 다음의 창(1604CF Schedule 7.3 Inquiry screen)이 팝업되고 여기서 이미 작성한 정보들을 검색("Search") 할 수 있습니다. 그리고 작성한 Alphalist를 인쇄(eXcel Report)할 수도 있습니다. 아래창 상단의 목록 중 하나를 선택하고 좌측하단의 "eXcel Report"버튼을 클릭합니다. 엑셀프로그램이 실행되면서 Report가 나타납니다.이 Report도 3부를 인쇄하여 상기 1604CF와 함께 제출하십시요. 그럼 끝납니다.
<참조>
첨부한 파워포인트 자료(Alphalist_MAP_SAWT_DE_jobaid_Ver2)에는 초기정보를 저장하는 방법과 1604E Alphalist 작성에 대한 설명이 담겨져 있습니다.
MRPI(2015/03/29)
